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Pourquoi instaurer des routines de feedback en entreprise ?
Dans un environnement professionnel où l’amélioration continue est essentielle, instaurer une culture du feedback peut transformer non seulement la performance mais aussi la cohésion de l’équipe. Cependant, pour que le feedback devienne une habitude ancrée, il est nécessaire d’introduire des routines spécifiques, régulières et adaptées aux besoins de l’équipe. En structurant le feedback de cette manière, les équipes peuvent créer un environnement d’apprentissage continu où chaque membre se sent libre de donner et recevoir des retours constructifs.
Définir l’objectif de chaque routine de feedback
Avant d’implémenter une nouvelle routine de feedback, il est crucial de clarifier son objectif. Demandez-vous : Pourquoi voulons-nous instaurer cette routine ? Est-ce pour renforcer les points forts de l’équipe, corriger des interférences qui limitent la performance, ou améliorer la communication interne ? En définissant un objectif clair, vous assurez que chaque routine répond à un besoin réel et que son utilité est comprise par tous.
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Lancer les routines de feedback en CDD renouvelable
Le feedback doit s’intégrer de façon progressive et naturelle dans la routine de l’équipe, sans imposer de changement brutal à durée indéterminée, qui serait anxiogène. Une excellente approche est de tester chaque nouvelle routine en mode « CDD renouvelable ». Concrètement, cela signifie que vous fixez une période d’essai (1 mois ou 3 mois par exemple), au terme de laquelle vous faites un bilan de la routine avec l’équipe. Cette période d’essai permet de tester la pertinence de la routine, d’identifier les ajustements nécessaires, et surtout, de favoriser l’adhésion de l’équipe.
Exemple de CDD renouvelable :
Lancez une routine de feedback hebdomadaire en mode CDD de trois mois. À la fin de cette période, organisez un bilan pour recueillir les retours des participants, évaluer ce qui fonctionne bien et ce qui pourrait être amélioré. Ce feedback permettra d’affiner la routine et de décider de son renouvellement ou de son ajustement.
Astuce : Intégrer les nouvelles routines à des rituels existants
Plutôt que de multiplier les réunions ou d’ajouter des moments spécifiques, envisagez d’intégrer vos routines de feedback dans des rituels déjà en place. Cela permet de limiter les perturbations dans les agendas et facilite l’acceptation de ces nouveaux rituels. Par exemple, intégrer un moment de feedback positif lors des réunions hebdomadaires ou des bilans de projet permet de donner de la place au feedback sans alourdir la charge de travail de l’équipe.
Faire le tri des routines existantes (syndrome de la baignoire)
Que faites vous si votre baignoire est pleine, et que l’eau est trop froide ? Le plus efficace est de vider un peu d’eau froide avant de rajouter de l’eau chaude, sans quoi, la baignoire déborderait.
Il en va de même avec nos agendas ! Avant de mettre en place une nouvelle routine, il est important de se poser la question : existe-t-il des routines que nous pourrions supprimer pour éviter une surcharge ? Le syndrome de la baignoire, ou l’accumulation excessive de pratiques, peut rapidement créer de la lassitude au sein de l’équipe. Évaluez les routines actuelles et remplacez, si nécessaire, certaines d’entre elles par des routines de feedback plus impactantes.
Exemples de routines de feedback à intégrer dans le quotidien de votre équipe
Pour aider votre équipe à adopter naturellement le feedback, voici quelques routines concrètes :
- Commencer la journée par un feedback positif
- Invitez chaque membre de l’équipe à démarrer sa journée en donnant un feedback positif à un collègue, peu importe le moyen de communication. Que soit par e-mail, par sms, par Teams ou Slack, ou même en personne. Ce simple geste renforce les liens au sein de l’équipe et crée une dynamique constructive dès le matin.
- Exemple : Un collaborateur pourrait envoyer un message rapide : « J’ai beaucoup apprécié ton aide sur le projet hier, ta réactivité a vraiment fait la différence et m’a permis de rendre un dossier de qualité et dans les temps. Merci ! »
- Balance ton héros
- Cette routine consiste à mettre en avant chaque semaine (ou chaque mois) un membre de l’équipe ou une action particulièrement inspirante. C’est une manière de célébrer les succès et de montrer à chacun qu’il a un impact positif sur l’équipe.
- Exemple : Lors de la réunion hebdomadaire, chaque membre de l’équipe partage en deux phrases son « héros de la semaine » et explique en quoi ses actions ont contribué au succès collectif.
- Le chapeau à feedback
- Cette routine ludique implique de créer des binômes au hasard pour se donner des feedbacks positifs. Chaque semaine, un tirage au sort (d’un chapeau virtuel ou réel) permet de former de nouveaux binômes qui se partagent chacun un feedback positif.
- Exemple : Au début de chaque semaine, deux noms sont tirés et les binômes échangent des feedbacks positifs à tour de rôle.
- Les moments de qualité
- Accordez chaque mois 30 minutes avec chaque membre de l’équipe pour un entretien en tête-à-tête spécial. Ce moment d’écoute est l’occasion pour le manager d’adopter une posture de coach et de mentor, en laissant le collaborateur exprimer ses besoins, ses ambitions, et en lui offrant un retour bienveillant et constructif.
- Exemple : Un manager organise un rendez-vous mensuel avec chaque collaborateur pour faire un point sur ses objectifs, ses réussites, et ses besoins d’accompagnement.
Créer un climat propice au feedback : exigence et bienveillance
Pour que ces routines fonctionnent, il est essentiel de les instaurer dans un esprit d’exigence et de bienveillance. L’exigence rappelle que l’objectif est la progression de chacun, tandis que la bienveillance assure que le feedback sera reçu de manière positive. Voici quelques conseils pour y parvenir :
- Encourager l’écoute active : Lors de chaque échange, chacun doit avoir le temps de s’exprimer et se sentir entendu. Cela peut être encouragé par des techniques d’écoute active, comme la reformulation ou la validation des sentiments.
- Maintenir la régularité des échanges : Une fois la période d’essai (le CDD renouvelable) terminée, veillez à ce que la régularité des échanges soit maintenue. L’assiduité de ces routines en fera une part naturelle de la culture d’équipe.
Pour aller plus loin : Découvrez ma mini-série dédiée à l’art du feedback, qui explore en profondeur comment nourrir cette culture au quotidien.
Conclusion : Construisez une équipe plus forte grâce aux routines de feedback
En intégrant des routines de feedback, vous offrez à votre équipe un puissant levier de développement. Grâce aux « CDD renouvelables », à l’intégration des routines aux rituels existants, et à une approche bienveillante, vous pourrez transformer le feedback en un outil d’apprentissage collectif et de performance durable. N’oubliez pas : l’objectif du feedback est d’aider chacun à grandir, alors laissez à votre équipe la liberté de prendre ou non le feedback reçu.
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