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Introduction à la gestion de projet
Qu'est-ce que la gestion de projet ?
La gestion de projet est un processus qui consiste à planifier, organiser et gérer des ressources pour atteindre des objectifs spécifiques. C'est un moyen structuré de réaliser un objectif, qu'il s'agisse de créer un nouveau produit, d'implémenter un nouveau système ou de lancer un nouveau service.
Dans le monde d'aujourd'hui, où le changement est la seule constante, la gestion de projet est devenue une compétence essentielle. Que vous soyez un entrepreneur lançant une startup, un manager supervisant une équipe ou un individu travaillant sur un projet personnel, la capacité à gérer efficacement un projet est cruciale pour atteindre vos objectifs.
La gestion de projet n'est pas seulement une question de planification et d'organisation. Elle implique également la gestion des risques, la résolution des problèmes, la prise de décisions et la communication efficace avec toutes les parties prenantes. Elle nécessite une compréhension approfondie des objectifs du projet, une vision claire de la façon dont ces objectifs peuvent être atteints et la capacité à guider une équipe vers la réalisation de ces objectifs.
Pourquoi la bonne gestion de projet est-elle importante ?
La bonne gestion de projet est essentielle pour plusieurs raisons. Premièrement, elle assure que les objectifs sont atteints dans les délais et le budget prévus. En définissant clairement les objectifs, en établissant un plan détaillé et en suivant les progrès, les gestionnaires de projet peuvent s'assurer que le projet reste sur la bonne voie et atteint ses objectifs.
Deuxièmement, la gestion de projet permet de gérer les risques. Tout projet comporte des incertitudes et des risques. Une bonne gestion de projet permet d'identifier ces risques, de planifier des mesures d'atténuation et de réagir rapidement lorsque des problèmes surviennent.
Troisièmement, la gestion de projet garantit la qualité. En définissant des normes de qualité, en surveillant les résultats et en apportant des corrections lorsque nécessaire, les gestionnaires de projet peuvent s'assurer que le résultat final répond aux attentes.
Enfin, la gestion de projet maximise l'efficacité des ressources. En planifiant efficacement l'utilisation des ressources, en évitant le gaspillage et en optimisant l'utilisation du temps et des compétences, les gestionnaires de projet peuvent réaliser plus avec moins.
En somme, la gestion de projet est un outil essentiel pour transformer une idée en réalité. Qu'il s'agisse de lancer un nouveau produit, un nouveau service, de construire un bâtiment ou de mettre en œuvre un changement organisationnel, une bonne gestion de projet est la clé du succès.
Phase 1 : Préparation du projet
Définition de la préparation du projet
La préparation du projet est la première phase de la gestion de projet. Elle consiste à adopter les bonnes postures pour un projet collectif, à connaître les ingrédients qui favorisent une bonne dynamique et à identifier les différentes formes de leadership.
Importance de la préparation du projet
La préparation du projet est cruciale, car elle établit les fondations du projet. Sans une préparation solide, le projet risque de dévier de son objectif initial, ce qui peut entraîner des retards et des dépassements de coûts.
Les prérequis pour mener à bien tout projet
Il est essentiel de sortir des croyances associées à la gestion de projet et de comprendre l'importance de la posture. Il faut prendre conscience que la gestion de projet n'est pas une question de hiérarchie. Il est également important de comprendre l'approche agile à adopter.
Les ingrédients qui favorisent une bonne dynamique
Pour favoriser une bonne dynamique, il faut créer un sentiment d'appartenance dans l'équipe. Il est également crucial de connaître les pièges à éviter. Passer en mode projet, c'est aussi et surtout adopter une posture, être curieux d'essayer, se tromper, apprendre, partager ses apprentissages à l’équipe, etc. Le droit à l’erreur et en partager les leçons est primordial pour que les échecs ne soient pas cachés sous le tapis et vous bloquent bien plus tard, voire trop tard. Le partage des apprentissages et l’adaptabilité sont des ingrédients incontournables d’une bonne dynamique collective et d’une bonne gestion de projet.
Phase 2 : Alignement du projet
Importance de l'alignement du projet
L'alignement du projet est essentiel, car il donne une direction au projet. Il permet de définir les étapes nécessaires pour atteindre l'objectif du projet et de prévoir les problèmes potentiels - ou de s’adapter si, ou plutôt quand, vous ferez face à des imprévus.
Car comme le dit la loi de Murphy : rien ne se passe jamais comme prévu !
“Rien ne se passe jamais comme on l’a prévu.”
Edward Murphy, ingénieur à la NASA
Pour bien aligner l’équipe projet, rien de mieux que de commencer par définir 3 choses :
- Qui vous êtes ?
Exemple pour Fasterclass : Nous sommes un organisme de coaching et de formation aux soft skills certifié qualiopi. - Votre raison d’être ?
Exemple pour Fasterclass : aider les RH à développer les compétences de leurs collaborateurs grâce à des actions de formation et de coaching rapides, modernes, et impactantes. - Vos valeurs ?
Exemple pour Fasterclass :- Je me sens utile
- J’agis comme un entrepreneur
- Je cultive l’amour du client et de l’utilisateur
- Nous prenons plaisir à travailler ensemble
Pour vous aider à définir vos valeurs, voici le lien vers les valeurs détaillées de Fasterclass, avec ce qu’elles signifient concrètement, et des exemples de bons et mauvais comportements associés.
Introduction au Masterplan
Le "Masterplan" est un outil essentiel pour l'alignement du projet, conçu par notre partenaire pédagogique FlyTheNest et détaillé dans notre formation aux fondamentaux de la gestion de projet Project Mode. Il permet de visualiser la "big picture", de prioriser les chantiers, de définir les prochains petits pas et de miser sur l'engagement.
Après avoir défini qui vous êtes, votre raison d’être, et vos valeurs, il faut désormais définir :
- Vos visions à court, moyen et long terme.
- Les différents axes de travail qui permettront de réaliser ces visions.
- Les différents résultats intermédiaires à atteindre pour chaque axe de travail lors des sprints intermédiaires.
- Les responsables de ces axes de travail et de ces résultats, que l’ont peut appeler “porteurs”.
Vous pourrez récapituler tout cela dans l’outil de votre choix. Cela peut être sur un tableau si vous aimez fonctionner “à l’ancienne”, mais idéalement ce Masterplan doit être facilement accessible à toute l’équipe projet, tout le temps, au bureau comme en télétravail.
De plus, en choisissant un outil en ligne, vous pourrez effectuer facilement des modifications lors votre projet évoluera. Car oui, Murphy viendra toquer à votre porte !
Focus sur les Visions
Les "Visions" permettent de voir le projet dans son ensemble et de comprendre où le projet veut aller. Elles se divisent en 3. Les visions à court, moyen, et long terme.
- Vision court terme : C’est ce que vous voulez atteindre d’ici 3 à 6 mois maximum.
- Vision long terme : C’est ce que vous voulez atteindre d’ici 3 à 5 ans.
- Vision moyen terme : C’est ce qui vous permet de décharger votre charge mentale. Ce que vous devrez faire pour atteindre votre vision à long terme, mais que vous ne devez pas faire à court terme.
Vous aurez donc 3 visions “globales” pour votre projet. Puis vous déclinerez ces visions au regard de chaque “axe de travail”.
Focus sur les Axes de travail
Les "Axes de travail" permettent de prioriser les chantiers. Ils permettent de déterminer quels sont les aspects du projet qui nécessitent le plus d'attention et de ressources.
Il peut y avoir un axe commercial, un axe marketing, un axe produit, un axe administratif, etc.
Focus sur les Résultats intermédiaires
Les "Résultats intermédiaires" permettent de définir les prochains petits pas permettant d’atteindre la vision à court terme de chaque axe de travail, et donc globale.
Pour une vision à court terme à 6 mois, vous pouvez par exemple définir, pour chaque axe de travail, des résultats intermédiaires à atteindre tous les mois.
Ces résultats intermédiaires permettent de décomposer le projet en petites étapes gérables, ce qui facilite la gestion du projet.
Focus sur les Porteurs
Les "Porteurs" permettent de miser sur l'engagement. Ils sont les personnes qui sont responsables de la réalisation des différents résultats intermédiaires du projet. Leur engagement est crucial pour la réussite du projet.
L’idéal est que chaque porteur d’axe et chaque porteur de résultat soit désigné au volontariat. Si personne n’est volontaire, le chef de projet tranche.
Phase 3: Exécution
Définition de l'exécution
L'exécution est la troisième phase de la gestion de projet. Elle consiste à mettre en œuvre le plan du projet, à gérer les ressources et à surveiller les progrès. C'est à ce stade que le travail réel du projet est effectué. Une bonne exécution garantit que le projet reste sur la bonne voie et atteint ses objectifs.
Importance de l'exécution
L'exécution est cruciale, car c'est à ce stade que le travail réel du projet est effectué. Une bonne exécution garantit que le projet reste sur la bonne voie et atteint ses objectifs. Il est essentiel d'adopter une approche itérative en sprints, d'animer l'équipe projet au quotidien et de faciliter la prise de décision.
Les conditions d'une bonne exécution
Les conditions d'une bonne exécution comprennent la réalisation de différents types de réunions, comme la revue de projet, la réunion d'information et la réunion de travail. Il est également important d'adopter des rituels d'animation d'équipe projet et de mettre en place une itération et une amélioration continue.
Les 3 grands types de réunions
Il existe trois types de réunions qui sont essentiels pour une bonne exécution de projet. Il s'agit de la revue de projet, de la réunion d'information et de la réunion de travail.
Chacune de ces réunions ont des objectifs différents.
La revue de projet permet de décider. La réunion d’information, d’informer. Et la réunion de travail, de produire. Ces réunions permettent de faire le point sur l'avancement du projet, de partager des informations importantes et de travailler ensemble sur les tâches du projet. Si vous voulez organiser une réunion qui n’a pas un de ces 3 objectifs (décider, informer ou produire), vous pouvez la supprimer, vous ferez gagner du temps à tout le monde, y compris vous-mêmes.
Phase 4 : Suivi et amélioration continue
Définition du suivi et de l'amélioration continue
Le suivi et l'amélioration continue constituent la dernière phase de la gestion de projet. Ils consistent à réaliser un suivi du projet dans le temps, à soutenir les membres du projet, à stimuler leur motivation et à adapter la roadmap aux aléas du quotidien.
Importance du suivi et de l'amélioration continue
Le suivi et l'amélioration continue sont importants, car ils permettent de s'assurer que tous les aspects du projet ont été correctement finalisés. Ils offrent également l'occasion de réfléchir à ce qui a bien fonctionné et à ce qui pourrait être amélioré dans les futurs projets.
Les conditions d'un bon suivi et d'une bonne amélioration continue
Les conditions d'un bon suivi et d'une bonne amélioration continue comprennent la réalisation d'un suivi de projet dans le temps, le soutien aux membres, la stimulation de leur motivation, et l'adaptation de la roadmap aux aléas du quotidien.
Conclusion
La gestion de projet est un processus complexe qui nécessite une planification et une exécution minutieuses. En suivant les quatre phases clés - préparation du projet, alignement du projet, exécution et suivi et amélioration continue - vous pouvez augmenter vos chances de réussite du projet. N'oubliez pas que chaque phase a son importance et contribue à l'atteinte de l'objectif final du projet.
Mais attendez, ne partez pas en courant à l'idée de devoir gérer tout cela seul ! Avec notre formation "Project Mode", en partenariat avec Fly The Nest, nous transformons la gestion de projet en une partie de plaisir !
Finis les maux de tête et les nuits blanches à essayer de comprendre comment aligner votre équipe ou comment suivre efficacement l'avancement de votre projet. Nous vous donnons toutes les clés pour devenir un véritable maestro de la gestion de projet, et créer votre propre Masterplan.
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